Splošne informacije o obdelavi podatkov
Ta politika opisuje, kako ZnanjeMax (imenovan tudi »mi« ali »ponudnik«) zbira, uporablja in varuje osebne podatke udeležencev tečajev, naročnikov in obiskovalcev spletnega mesta znanjemax.club. Osredotočamo se na preglednost in praktične postopke obdelave podatkov v povezavi z izvajanjem izobraževalnih programov, administracijo prijav, izdajanjem potrdil in zagotavljanjem podpore. Za kontakt in poslovne informacije: Semedela 28, 6000 Koper, Slovenija; telefon +38628751827; Poslovna številka: SI82024465. Ta dokument velja od 01-05-2026.
Pomen osnovnih pojmov
V nadaljevanju so pojasnjene ključne definicije, ki se uporabljajo v tej politiki zasebnosti, da bo razumevanje obdelave podatkov enostavnejše in bolj praktično za udeležence in stranke.
Zbiranje podatkov
Zbiramo podatke iz različnih virov glede na naravo storitve. Podatke pridobivamo neposredno od uporabnika ob prijavi, samodejno med uporabo spletne strani in v nekaterih primerih od tretjih oseb, če je to potrebno za izvedbo storitve.
Podatki, ki jih posreduje uporabnik
Podatke, ki jih uporabnik neposredno vnese v obrazce ali jih posreduje pri komunikaciji s podporo, uporabljamo za administracijo, izvedbo in prilagoditev izobraževanja.
- Ime in priimek, naslov, datum rojstva (če je potrebno za izdajanje potrdil).
- Kontaktni podatki: e-pošta, telefonska številka (+38628751827) in poštni naslov.
- Podatki o zaposlitvi, delovnih nalogah in izkušnjah, če so relevantni za izobraževanje.
- Podatki za plačilo in računovodstvo, ki jih zbiramo v skladu s slovensko zakonodajo (računovodski podatki).
- Vsebinski podatki: prijave, ocene, povratne informacije in rezultat testa, ki so potrebni za oceno znanja.
- Dokumenti za identificiranje in potrdila, kadar je to potrebno za izdajo uradnih kvalifikacij.
Samodejno zbrani podatki
Med uporabo spletnih storitev lahko zberemo tehnične podatke, ki nam pomagajo izboljšati delovanje strani in uporabniško izkušnjo.
- IP naslov in podatki o napravi ter brskalniku za zagotavljanje varne povezave in prilagoditev prikaza.
- Podatki o uporabi spletnega mesta: strani obiskane, trajanje seje in klikovne poti za analitiko in izboljšave vsebin.
- Podatki o morebitnih napakah in logih sistema za odpravljanje tehničnih težav.
- Piškotki in identifikatorji naprav za potrebe prijave in personalizacije uporabniške izkušnje.
- Podatki o interakcijah z gradivi in rezultati avtomatiziranih preizkusov znanja v okviru tečajev.
- Geolokacijski podatki v omejenem obsegu, kadar je to potrebno za lokalizacijo dogodkov ali storitev (le z izrecnim soglasjem ali kot tehnična potreba).
Podatki od tretjih oseb
V določenih primerih pridobimo podatke od partnerjev ali ponudnikov storitev za zagotavljanje tečajev in upravljanje računov.
- Podjetja za plačilno obdelavo za izvrševanje transakcij in izdajanje računov.
- Sistemi za upravljanje udeležencev in e-učenje, ki hranijo rezultate in certifikate za potrebe izvajanja storitev.
- Analitična orodja in ponudniki storitev za spletno gostovanje, ki zbirajo anonimne podatke o uporabi strani.
Namen obdelave
Podatke obdelujemo iz konkretnih, omejenih in zakonitih razlogov, ustrezno v skladu z nameni, ki so povezani z vašo udeležbo v tečajih in upravljanjem strank.
- Izvajanje izobraževalnih programov, vključno z organizacijo delavnic in izdajo potrdil.
- Administracija prijav, plačil, računovodstvo in komunikacija glede urnikov ter sprememb.
- Prilagajanje izobraževalnih vsebin na podlagi povratnih informacij in analize uspešnosti.
- Varnost sistema, preprečevanje zlorab in odkrivanje tehničnih težav.
- Izpolnjevanje pravnih obveznosti, preiskav ali zahtev javnih organov, kadar to zahteva zakon.
- Izboljšave storitev na podlagi anonimnih analitičnih poročil.
- Pošiljanje informacij o relevantnih tečajih, kadar je uporabnik izrazil interes ali soglasje.
- Upravljanje odnosov s poslovnimi partnerji in izvajalci za zagotavljanje izobraževalnih vsebin.
Pravni temelji obdelave
Obdelavo osebnih podatkov izvajamo na podlagi veljavnih pravnih razlogov, ki so odvisni od namena obdelave.
- Izvedba pogodbe ali ukrepov pred sklenitvijo pogodbe (npr. prijava na tečaj).
- Soglasje uporabnika, kjer je potrebno za obdelavo posebnih podatkov ali pošiljanje tržnih sporočil.
- Izpolnitev pravnih obveznosti (računovodske in arhivske zahteve).
- Utemeljen interes ponudnika, kjer je obdelava potrebna za zagotavljanje varnosti in izboljševanje storitev (brez poseganja v temeljne pravice uporabnika).
Pravice posameznika in GDPR
Uporabnikom pripadajo pravice glede osebnih podatkov. Spodaj so navedene glavne pravice in način njihove uveljavitve pri ZnanjeMax.
- Pravica dostopa do lastnih osebnih podatkov in informacij o obdelavi.
- Pravica do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov.
- Pravica do izbrisa podatkov, kadar obdelava ni več potrebna ali je pravni temelj prenehal (z upoštevanjem zakonskih zahtev arhiviranja).
- Pravica do omejitve obdelave v določenih okoliščinah, npr. med odgovarjanjem na spor.
- Pravica do prenosljivosti podatkov, kadar obdelava temelji na pogodbi ali soglasju in je obdelava izvedena avtomatizirano.
- Pravica vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu, če menite, da so bile vaše pravice kršene.
Posredovanje podatkov tretjim osebam
Podatke lahko delimo z zanesljivimi partnerji in ponudniki storitev samo, če je to potrebno za izvedbo storitve ali izpolnitev pravnih obveznosti.
- S pogodbenimi izvajalci, ki zagotavljajo gostovanje, obdelavo plačil in sisteme za e-učenje.
- Računovodski in revizijski partnerji za izpolnjevanje zakonskih zahtev.
- Organizatorji dogodkov in partnerji za izvedbo praktičnih delavnic, če je to določeno v pogodbi z naročnikom.
- Pristojni organi in institucije, kadar to zahteva zakon ali sodna naloga.
- Zunanji svetovalci ali strokovnjaki, kadar je potrebno pridobiti strokovno mnenje za izboljšanje učnih vsebin (le z ustreznimi pogodbami o varnosti podatkov).
- Sistemi za upravljanje certifikatov in preverjanje kvalifikacij, ko izdamo uradna potrdila udeležencem.
Prenosi podatkov izven EU/EEA
Če je prenos osebnih podatkov izven EU/EEA potreben, se poskrbi za ustrezne zaščitne ukrepe, kot so standardne pogodbeno-zavezujoče klavzule ali drugi pravno sprejemljivi mehanizmi za varovanje podatkov.
Uporabljamo preverjene varnostne mehanizme, pogodbe in tehnične ukrepe, ki omejujejo tveganje nepooblaščenega dostopa pri mednarodnih prenosih podatkov.
Hranjenje podatkov
Podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere so bili zbrani, ob upoštevanju zakonskih rokov, upravljanja računovodstva in upravičenih interesov.
Podatki o uporabniškem računu in registraciji se hranijo za obdobje, ki omogoča upravljanje storitev in izpolnjevanje pogodbenih obveznosti; v običajnih primerih to pomeni do 7 let zaradi računovodskih zahtev ali dlje, če zakon določa drugače.
Komunikacija z uporabniki (e-pošta, pogovori) se hrani toliko časa, kolikor je potrebno za obdelavo zahteve ali reševanje spora, običajno do 2 leti, razen če zakonsko določeno obdobje zahteva daljše hrambo.
Tehnični logi in varnostni zapisi se hranijo omejeno obdobje za potrebe diagnostike, varnosti in preprečevanja zlorab, običajno do 1 leta, razen če je potrebna daljša hrambo za preiskave.
Ko podatki niso več potrebni ali ko uporabnik uveljavlja pravico do izbrisa, jih izbrišemo ali anonimiziramo, razen tistih, ki jih moramo zaradi zakonodaje hraniti še naprej.
Varnost podatkov
ZnanjeMax uporablja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito podatkov pred nepooblaščenim dostopom, razkritjem ali izgubo. Ukrepi temeljijo na oceni tveganja in so usmerjeni v praktične scenarije varovanja znotraj izobraževalnega okolja.
- Šifriranje podatkov v prenosu in po potrebi v mirovanju, uporaba varnih povezav (HTTPS).
- Dostopne kontrole in ločevanje pravic zaposlenih ter izvajalcev glede na potrebe po znanju podatkov.
- Redno varnostno kopiranje, nadzor dostopa in preizkusi ranljivosti za odkrivanje in odpravljanje pomanjkljivosti.
Pravice uporabnikov in kako jih uveljavljati
Uporabniki imajo določene pravice glede svojih osebnih podatkov. Za uveljavljanje teh pravic se obrnite na kontakt, ki je naveden spodaj; za nekatere postopke bomo morda zahtevali preverjanje identitete.
- Pravica do dostopa in kopije svojih osebnih podatkov ter informacije o obdelavah.
- Pravica do popravka, omejitve obdelave ali izbrisa podatkov v primerih, kjer je to upravičeno.
- Pravica, da v določenih primerih vložite pritožbo pri nadzornem organu, če menite, da so bile vaše pravice kršene.
- Pravica do omejitve obdelave: lahko zahtevate, da začasno omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov v primerih, ko izpodbijate točnost podatkov ali kadar nasprotujete njihovi obdelavi zaradi zakonitih razlogov.
- Pravica do prenosljivosti podatkov: na zahtevo vam lahko posredujemo osebne podatke, ki ste nam jih zaupali, v strukturirani, pogosto uporabljani in strojno berljivi obliki za prenos k drugemu ponudniku storitev.
- Pravica do odpovedi neposrednemu trženju: kadar uporabljamo vaše podatke za neposredno trženje, lahko kadar koli izrazite ugovor in prenehamo s takšno obdelavo.
- Pravica do ugovora obdelavi na podlagi upravičenih interesov: če menite, da so vaši interesi ali temeljne pravice pomembnejši od naših interesov, lahko nas opozorite in preučili bomo nadaljnjo obdelavo.
- Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu: če ste prepričani, da obdelava vaših osebnih podatkov krši predpise, imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem organu v Sloveniji.
Uveljavljanje pravic glede osebnih podatkov
Če želite uveljaviti katero koli izmed zgoraj navedenih pravic, pošljite jasno pisno zahtevo z navedbo zahtevanih podatkov in dokazil o identiteti. Za obravnavo zahtev običajno potrebujemo primeren čas za preverbo in izvedbo potrebnih ukrepov.
Običajni odzivni rok na zahteve je do 30 dni od prejema popolne zahteve. V zapletenih primerih ali ob velikem številu zahtev si pridržujemo pravico do podaljšanja roka do dodatnih 60 dni, o čemer vas bomo pravočasno obvestili.
Trženje in obvestila
ZnanjeMax občasno pošilja informacije o izobraževalnih programih, delavnicah in praktičnih primerih, ki podpirajo pridobivanje poklicnih kvalifikacij. Marketinška sporočila temeljijo na vaših izbranih interesih in soglasjih. Vsako sporočilo vključuje jasno možnost odjave, v primeru spremembe interesov pa prilagodimo profil in vrste vsebin, ki jih prejemate.
Za odjavo od prejemanja promocijskih sporočil uporabite povezavo za odjavo v dnu vsakega elektronskega sporočila ali pošljite zahtevo na kontaktni naslov podjetja; vaša odjava bo obdelana v razumnem roku.
Podatki o mladoletnikih
ZnanjeMax ne zbira namensko osebnih podatkov otrok brez soglasja zakonitega zastopnika. Če pridobimo spoznanje, da smo brez preverjanja soglasja obdelali podatke mladoletne osebe, bomo sprejeli korake za preklic podatkov in obvestili zakonitega zastopnika, kot to določa veljavna zakonodaja.
Povezave do tretjih strani
Na spletnih straneh ZnanjeMax lahko najdete povezave do zunanjih virov in partnerjev. Za vsebino in ravnanje s podatki na teh straneh niso odgovorni ZnanjeMax. Pred deljenjem osebnih podatkov na straneh tretjih oseb preberite njihovo politiko zasebnosti.
Spremembe politike zasebnosti
Politiko zasebnosti redno pregledujemo in jo po potrebi posodobimo, da odraža spremembe v praksah obdelave podatkov ali zakonodaji. Večje spremembe bomo jasno objavili na spletnem mestu ZnanjeMax in, kadar je primerno, obvestili registrirane uporabnike.